Personuppgiftspolicy

Den 25 maj 2018 träder en EU-gemensam förordning för hantering av personuppgifter i kraft, som heter GDPR (General Data Protection Regulation) och som på svenska kallas Dataskyddsförordningen. Den ersätter PuL, den svenska personuppgiftslagen som trädde i kraft 1998 och som reglerar hantering av personuppgifter.

Smidö Tomtägareförening och Smidö Vägsamfällighet är gemensamt personuppgiftsansvariga för det medlemsregister som vi har. Där behandlar vi endast nödvändiga personuppgifter som fastighet, tomtnummer, fastighetsägare, adress, postadress, mobilnummer och e-postadress. Dessa personuppgifter sparar vi och behandlar för att kunna informera våra medlemmar, bjuda in till stämma/årsmöte och på andra sätt kommunicera med våra medlemmar. I förekommande fall behandlar vi även uppgifter om Båtplats, båtinnehav och fullgjorda arbetsplikter. Vi kan, om medlemmen har anmält detta, behandla uppgifter om familjemedlemmar till medlemmen.

Smidö Tomtägareförening och Smidö Vägsamfällighet hanterar (lagrar och använder för kommunikation och årlig debitering) endast personuppgifterna för Föreningens och Vägsamfällighetens arbete och lämnar inte personuppgifter vidare, annat än till våra personuppgiftsbiträden som behandlar personuppgifterna för vår räkning.. Grund för Smidö Tomtägareförenings och Smidö Vägsamfällighets personuppgiftshantering är de avtal som finns med medlemmarna där respektive föreningens stadgar kan ses som ett avtal, vilket innebär att den vanliga medlemshanteringen baseras på avtal.

Smidö Tomtägareförening och Smidö Vägsamfällighet tillämpar enligt GDPR uppgiftsminimering, dvs. vi tar endast in den information som är nödvändig för att kunna upprätthålla den verksamhet som bedrivs av oss och den kommunikation som är nödvändig med våra medlemmar. Den information som vi behöver från medlemmarna och anhöriga beskrivs ovan och inga andra uppgifter registreras.

Vår ambition är att alltid ha så korrekta och uppdaterade uppgifter som möjligt och styrelserna för Smidö Tomtägareförening och Smidö Vägsamfällighet vill vänligen uppmana alla medlemmar att meddela oss om ni har ändrat någon uppgift, till exempel om ni flyttat eller bytt telefonnummer.

För att hantera bokföring och fakturering använder vi oss av ett personuppgiftsbiträde: Accountor AB. Det är också Accountor som varje år sänder ut fakturor för årets medlemsavgifter.

För drift och underhåll av vår webbplats använder vi oss av ett personuppgiftsbiträde: Binero AB

För lagring av dokument och hantering av E-post använder vi oss av ett personuppgiftsbiträde: Microsoft Corporation

Vi har tecknat de nödvändiga avtal med respektive personuppgiftsbiträde som behövs för att garantera säkerheten och skyddet för dina personuppgifter.

Du har enligt GDPR rätt att

• få information om vår behandling av dina personuppgifter och få ett utdrag ur våra uppgifter om dig
• få en uppgift om dig rättad eller kompletterad
• sluta bli kontaktad om våra tjänster
• bli raderad ur våra system – under vissa förutsättningar
• begära att vi tillfälligt inte använder de uppgifter vi har om dig

Om du vill utnyttja dessa rättigheter eller på annat sätt klaga på vår behandling av våra personuppgifter, ber vi dig använda kontaktformuläret här på hemsidan.

Om du har klagomål, vänd dig först till oss. Om du ändå blir missnöjd med hur vi besvarat din önskan, kan du kontakta Integritetsskyddsmyndigheten: imy@imy.se. eller www.imy.se

Denna Personuppgiftspolicy träder i kraft den 25 maj 2018

Version 1.0 2018-05-24